Kokousjärjestelyt voivat kuluttaa yrityksesi arvokkaita resursseja ja aiheuttaa tarpeetonta stressiä. Tutkimusten mukaan keskikokoinen yritys käyttää jopa 15 tuntia viikossa pelkkiin kokousjärjestelyihin – aika, joka olisi hyödyllisempää ydinliiketoiminnassa. Me Kylpylähotelli Kunnonpaikassa olemme kehittäneet kokonaisvaltaisen ratkaisun tähän yleiseen ongelmaan.
Sijaitsemme vain lyhyen matkan päässä Kuopiosta, luonnonkauniissa ympäristössä Kallaveden rannalla. Tämä tekee meistä ihanteellisen kumppanin yrityksellenne, kun etsitte laadukkaita ja joustavia kokouspalveluita ilman ylimääräistä vaivaa.
Tässä artikkelissa paljastamme, miten yritykset voivat tehostaa kokoustoimintaansa, säästää merkittävästi kustannuksissa ja parantaa kokoustuottavuutta yksinkertaisella muutoksella. Lue eteenpäin ja opi, kuinka voit muuttaa organisaatiosi kokouskulttuurin sujuvammaksi.
Nykyaikaisten kokouspalveluiden haasteet yrityksille
Yritysten arjessa kokousten järjestäminen on usein yllättävän monimutkaista. Tapaamiset eri palveluntarjoajien kanssa, tarjouspyyntöjen laatiminen, sopimusten vertailu ja lukuisat sähköpostikeskustelut syövät työaikaa. Työterveyslaitoksen tutkimuksen mukaan jopa 28% keskijohdon työajasta kuluu kokousjärjestelyihin liittyviin hallinnollisiin tehtäviin.
Monille organisaatioille ongelmallista on erityisesti palveluiden pirstaleisuus. Kokoustila varataan yhdeltä toimittajalta, tekniikka toiselta, tarjoilut kolmannelta ja majoitukset vielä erikseen. Jokainen sopimus vaatii oman hallinnointinsa, ja kokonaisuuden koordinointi käy työlääksi. Tämä hajautuneisuus ei ainoastaan vie aikaa, vaan myös nostaa kokonaiskustannuksia merkittävästi.
Lisäksi kokousstressin vaikutukset heijastuvat työhyvinvointiin. Tuoreen kyselytutkimuksen mukaan 67% kokousvastaavista kokee kuormitusta järjestelyihin liittyen, mikä heijastuu suoraan kokouksen lopputulokseen. Stressaantunut järjestäjä ei voi olla parhaimmillaan fasilitoimassa tilaisuutta, jonka tulisi tuottaa yritykselle lisäarvoa.
Yhden sopimuksen malli – mitä se tarkoittaa käytännössä?
Yhden sopimuksen kokouspalvelumalli on kokonaisvaltainen ratkaisu, joka yhdistää kaikki kokousjärjestelyt yhteen joustavaan pakettiin. Käytännössä tämä tarkoittaa, että yrityksellänne on yksi yhteyshenkilö, yksi sopimus ja yksi lasku kaikista kokouspalveluista – tilavarauksista tarjoiluihin ja tekniikasta majoituksiin.
Kylpylähotelli Kunnonpaikan kokouspalvelukonsepti perustuu juuri tähän malliin. Asiakkaamme määrittelevät tarpeidensa mukaiset kokouspaketit, jotka voivat joustavasti sisältää:
- Monipuoliset kokoustilat eri kokoisille ryhmille
- Nykyaikaiset AV-laitteet ja tekniikkatuki
- Räätälöidyt tarjoilut aamukahvista illalliseen
- Majoituspalvelut puistoalueelle avautuvissa huoneissa
- Hyvinvointipalvelut kuten altaat ja saunat
- Ohjelmapalvelut ryhmäytymiseen ja virkistäytymiseen
Palvelukokonaisuuden ytimessä on helppous. Yrityksenne tarpeet kartoitetaan perusteellisesti, ja niiden pohjalta luodaan räätälöity ratkaisu, joka elää muuttuvien tilanteiden mukana. Tämä vapauttaa organisaationne resursseja muihin liiketoiminnan kannalta kriittisiin tehtäviin.
Haluatko tietää, miten yhden sopimuksen malli toimisi yrityksellesi? Pyydä ilmainen konsultaatio kokousratkaisuista!
Käytännön askeleet stressittömään kokouspalveluun siirtymisessä
Kokouspalveluiden keskittäminen on prosessi, joka kannattaa toteuttaa suunnitelmallisesti. Nelivaiheinen mallimme tekee siirtymästä sujuvan:
- Nykytilanteen kartoitus – Analysoimme yrityksenne nykyiset kokouspalvelutarpeet, volyymin ja kipupisteet.
- Räätälöidyn ratkaisun suunnittelu – Luomme tarpeisiinne sopivan palvelukokonaisuuden, joka huomioi budjettinne ja erityistoiveenne.
- Sopimusneuvottelu ja käyttöönotto – Laadimme selkeän ja joustavan sopimuksen sekä perehdytämme organisaationne uuteen toimintamalliin.
- Seuranta ja kehittäminen – Arvioimme säännöllisesti palveluiden toimivuutta ja kehitämme niitä palautteenne pohjalta.
Siirtymävaiheen tukena toimii oma yhteyshenkilönne, joka varmistaa, että kokouspalvelut vastaavat tarpeitanne. Yrityksenne henkilöstö saa käyttöönsä helppokäyttöisen varausjärjestelmän ja selkeät ohjeet palveluiden hyödyntämiseen.
Suosittelemme aloittamaan sopimuksen ensin määräaikaisena esimerkiksi 3-6 kuukauden jaksolla, jolloin voitte riskittömästi testata mallin toimivuutta käytännössä. Lähes 90% asiakkaistamme on tämän jälkeen jatkanut pitkäaikaiseen yhteistyöhön.